Apžvalga

Dokumentų modulis integruotas su Dokobit platforma, kuri leidžia pasirašyti dokumentus kvalifikuotu elektroniniu parašu. Tai reiškia, kad dokumentai turi tokią pat teisinę galią kaip ir pasirašyti ranka.

Pastaba: El. pasirašymas yra mokama paslauga – kiekvienas pasirašymo veiksmas apmokestinamas atskirai. Tikslią kainą rasite savo plane arba kreipkitės į vadybininką.

Pasirašymo sesijos komponentai

Pasirašytojų sąrašas – kas turi pasirašyti dokumentą.
Pasirašymo paskirtis – kokiu tikslu pasirašomas dokumentas.
Būsenų sekimas – realaus laiko informacija apie kiekvieno pasirašytojo statusą.

Pastaba: Norint siųsti dokumentus pasirašymui, reikia documents:signing leidimo.

Kaip siųsti dokumentą pasirašymui

Dokumentą galite siųsti pasirašymui dviem būdais:

Iš dokumento detalių puslapio – atidarykite dokumentą ir spauskite Siųsti pasirašyti.
Iš karto po generavimo – jei šablone įjungtas nustatymas Reikalauti pasirašymo, sistema pasiūlys siųsti iš karto.

Pasirašytojų pridėjimas

Darbuotojai

Ieškokite darbuotojo pagal vardą – sistema automatiškai užpildys el. pašto adresą iš profilio.

Išoriniai pasirašytojai

Jei dokumentą turi pasirašyti ne organizacijos darbuotojas (pvz., klientas ar rangovas), įveskite:

Vardą ir pavardę
El. pašto adresą (kvietimas pasirašyti bus išsiųstas šiuo adresu)

Pastaba: Sistema neleidžia pridėti to paties pasirašytojo du kartus (tikrinama pagal el. pašto adresą).

Pasirašymo paskirtys

Prieš pradėdami sesiją, pasirinkite pasirašymo paskirtį. Ji nurodoma pasirašytame dokumente ir turi teisinę reikšmę.

Paskirtis	Aprašymas	Kada naudoti
Parašas	Standartinis parašas	Sutartys, susitarimai, bendri dokumentai
Patvirtinimas	Dokumento turinio patvirtinimas	Protokolai, aktai, ataskaitos
Viza	Patvirtinimas prieš galutinį pasirašymą	Dokumentai, reikalaujantys vadovo vizos
Taikinimas	Šalių sutaikinimas	Ginčų sprendimo dokumentai
Registracija	Dokumento registravimas	Registruojami dokumentai
Gaunamų dokumentų registracija	Gaunamų dokumentų fiksavimas	Gauti dokumentai iš trečiųjų šalių
Susipažinimas	Patvirtinimas, kad susipažinta su turiniu	Vidaus taisyklės, instrukcijos, pranešimai
Notarinis tvirtinimas	Notarinis patvirtinimas	Notariškai tvirtinami dokumentai
Kopijos tvirtinimas	Kopijos tikrumo patvirtinimas	Dokumentų kopijų tvirtinimas

Sesijos pradėjimas

Pridėkite visus pasirašytojus.
Pasirinkite pasirašymo paskirtį.
Peržiūrėkite pasirašytojų sąrašą.
Spauskite Siųsti.

Po paspaudimo dokumento būsena pasikeičia į Išsiųstas pasirašyti, o kiekvienas pasirašytojas gauna kvietimą el. paštu.

Sesijos būsenos

Sesijos būsena	Aprašymas
Laukiama	Sesija sukurta, bet dar nepradėta.
Aktyvi	Sesija vyksta – laukiama pasirašytojų parašų.
Užbaigta	Visi pasirašytojai pasirašė.
Atšaukta	Sesija buvo atšaukta administratoriaus.
Pasibaigęs galiojimas	Sesijos galiojimo laikas baigėsi prieš visiems pasirašant.

Pasirašytojų būsenos

Būsena	Aprašymas
Laukia	Pasirašytojas dar nepasirašė.
Pasirašė	Pasirašytojas sėkmingai pasirašė dokumentą.

Stebėjimas ir sinchronizavimas

Automatinis sinchronizavimas – sistema tikrina pasirašymo būseną kas 30 sekundžių.
Rankinis sinchronizavimas – spauskite mygtuką Sinchronizuoti, jei norite atnaujinti būseną iš karto.