Kas yra Dokumentų modulis?
Dokumentų modulis – tai vieta, kurioje galite kurti, siųsti, pasirašyti ir saugoti visus su personalu ir veikla susijusius dokumentus. Vietoj kelių skirtingų įrankių, visas dokumentų ciklas – nuo šablono iki pasirašyto dokumento – vyksta vienoje sistemoje.
Pagrindinės sąvokos
Sąvoka | Aprašymas |
Šablonai | Įkelti .docx failai su kintamaisiais (pvz., |
Kintamieji (automatiniai laukai) | Vietos žymekliai šablone, kurie generuojant dokumentą užpildomi darbuotojo, organizacijos arba dokumento duomenimis. |
Sugeneruoti dokumentai | Galutiniai PDF dokumentai, sukurti iš šablono su užpildytais kintamaisiais. |
El. parašas | Kvalifikuotas elektroninis parašas per Dokobit integraciją – pasirašyti galima neatsispausdinant dokumento. |
Pastaba: El. pasirašymo funkcija yra mokama paslauga. Dėl kainų informacijos kreipkitės į savo vadybininką arba peržiūrėkite kainoraštį.
Kaip veikia darbo eiga?
Dokumentų modulio darbo eiga susideda iš septynių žingsnių:
Įkelkite .docx šabloną – naudokite vilkimo ir numetimo funkciją arba pasirinkite failą.
Sukonfigūruokite kintamuosius ir nustatymus – nurodykite laukų tipus, automatinio užpildymo šaltinius ir dokumento numeracijos taisykles.
Aktyvuokite šabloną – tik aktyvūs šablonai matomi dokumentų generavimo sąraše.
Sugeneruokite dokumentą – pasirinkite darbuotoją, užpildykite laukus, peržiūrėkite PDF.
Peržiūrėkite ir išsaugokite – patikrinkite, ar visi kintamieji pakeisti teisingai.
Siųskite el. pasirašymui (neprivaloma) – pridėkite pasirašytojus, nurodykite pasirašymo paskirtį ir pradėkite sesiją.
Atsisiųskite pasirašytą dokumentą – kai visi pasirašytojai pasirašo, atsisiųskite PDF su kriptografiniais parašais.
Kas gali naudotis Dokumentų moduliu?
Prieiga priklauso nuo jums suteiktų leidimų:
Šablonų leidimai – leidžia peržiūrėti, kurti, redaguoti arba trinti šablonus ir generuoti dokumentus.
Pasirašymo leidimai – leidžia siųsti dokumentus el. pasirašymui ir valdyti pasirašymo sesijas.
Pastaba: Minimalus leidimas norint matyti Dokumentų modulį – documents:templates:read. Norint siųsti pasirašymui, reikia documents:signing leidimo.
Kur rasti Dokumentų modulį?
Šoninėje navigacijoje pasirinkite Dokumentai. Modulis turi dvi dalis:
Šablonai – čia valdote visus dokumentų šablonus (įkėlimas, redagavimas, konfigūravimas).
Dokumentai – čia matote visus sugeneruotus dokumentus, jų būsenas ir pasirašymo eigą.
Susiję straipsniai
Išsamesnės instrukcijos kiekvienai Dokumentų modulio daliai:
Dokumentai: DUK ir trikčių šalinimas – atsakymai į daženiausiai užduodamus klausimus ir trikčių sprendimo patarimai.
Dokumentų šablonų valdymas – kaip įkelti, aktyvuoti, archyvuoti ir redaguoti šablonus.
Šablonų kintamieji ir automatiniai laukai – kintamųjų tipai, konfigūravimas ir automatinio užpildymo šaltiniai.
Šablono nustatymai ir konfigūracija – pavadinimų šablonai, numeracija, numatytieji nustatymai.
Dokumentų generavimas iš šablonų – žingsnis po žingsnio instrukcija, kaip sugeneruoti dokumentą.
Sugeneruotų dokumentų valdymas – peržiūra, filtravimas, atsisiuntimas ir veiksmų istorija.
Dokumentų el. pasirašymas – Dokobit integracija, pasirašytojų pridėjimas ir sesijų valdymas.